Vorsicht mit DSGVO & Co. bei Videokonferenzen

Die 3 häufigsten Fallstricke und wie man sie vermeidet
  • Der Autor
  • Robin Apel, Geschäftsführer
  • PF Performance Medien GmbH

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Inhaltsverzeichnis

Der neue Meetingraum ist digital. Wer keine Online-Meetings macht, steht still. Vom konservativem Mittelständler bis hin zum Digital Start-Up: Die Kontaktverbote und Ausgangssperren zwingen aktuell jedes einzelne Unternehmen sich mit Alternativen zu persönlichen Treffen auseinanderzusetzen.

Seit wegen Covid-19 Messen, Veranstaltungen & Co bis auf Weiteres abgesagt sind, greifen immer mehr Unternehmen auf Webinar Software Systeme zurück, um das Tagesgeschäft am Laufen zu halten. Mittlerweile hat fast jedes Unternehmen die ersten Erfahrungen gemacht und auch festgestellt: So ganz rund läuft die Sache mit den digitalen Meetings noch nicht.

Wir zeigen Ihnen, wo die versteckten Fallstricke bei Online-Meetings liegen und verraten, wie Sie Videokonferenztools sicher und markenfördernd in Ihre Unternehmenskommunikation einbauen.

1.  Markenbrüche durch externe Tools

Raus aus der Markenwelt: Ein externer Einladungslink für eine Google Meet Konferenz.

Auf den ersten Blick sind externe Videokonferenz Plattformen wie Zoom und Skype die Retter in der (Corona-) Not. Sie halten die externe und interne Unternehmenskommunikation am Laufen. Doch wer genauer hinschaut, merkt schnell: Das Ausführen von Meetings über externe Plattformen erzeugt auch einen starken Bruch in der Markenkommunikation.
Aber wieso? Und was bedeutet das für die Kundenbeziehung?

Werfen wir einen Blick auf den Ablauf von Online-Meetings, beispielsweise über die derzeit beliebteste Videokonferenz Software „zoom“: Wenn Unternehmen X eine Online-Konferenz abhalten möchte, erhalten alle Teilnehmer vorab Einladungen als Link per Mail. Sobald die Teilnehmer auf die jeweiligen Links klicken, werden Sie zum Videokonferenzdienst weitergeleitet, wo sie sich anmelden und wo auch das Meeting letztendlich stattfindet.

Das Problem? In der Wahrnehmung der Teilnehmer hat das Meeting an diesem Punkt nichts mehr mit dem ‘gastgebenden’ Unternehmen zu tun. Es ist das Branding des Videokonferenzdienstes, das die Customer-Experience rahmt. Der digitale Raum, in dem das Online-Meeting stattfindet, lässt schlichtweg keinen Platz für die eigene Markenwelt. Die einzige Möglichkeit die eigene Marke zu präsentieren, besteht darin, einen Aufsteller im eigenen Bildhintergrund zu platzieren. Doch auch diese Lösung ist nur eine Notlösung, denn Kunden betrachten Unternehmen immer als Ganzheit.

Es ist daher von größter Wichtigkeit, die Vorstellung einer vollkommenen Markenwelt  aufrecht zu halten – ein Aufsteller im Hintergrund ist da eher ein Tropfen auf dem heißen Stein. Kommunikationsbrüche aufgrund von unterschiedlichen und markenfremden Systemen, wie externen Videokonferenztools,  darf es nicht geben. Sie schaden der Marke und trüben die Wahrnehmung Ihres Unternehmens als kohärente und vertrauenswürdige Einheit.

Nutzen Sie stattdessen die Möglichkeit, Ihre Kunden über weitere Angebote zu informieren und vorab in der eigenen Markenwelt verweilen zu lassen.

Lotsen Sie Ansprechpartner über eigene Kanäle zum Videocall

Best-Practice Beispiel: Firmeneigenes Seminarangebot der Firma Blanke Systems. (Quelle: blanke-training.de)

Wer seine Videokonferenzen markenkonform gestalten möchte, der kann beispielsweise eine Unterseite auf der eigenen Webseite oder eine markenkonforme Landingpa

ge einrichten, auf der alle weiteren Seminar- und Workshopangebote, inklusive Ansprechpartner und kurzer Beschreibung angezeigt werden. Interessenten können sich so ganz unkompliziert direkt auf der Unternehmensseite umschauen und zu Workshops anmelden.

Das hat außerdem den schönen Nebeneffekt, dass der Ansprechpartner – anders als es bei der Nutzung von externen Tools der Fall ist – sich während des gesamten Recherche- und Anmeldeprozesses in Ihrer Markenwelt bewegt. So stellen sie sicher, dass der Nutzer nicht nur automatisch tiefer in die eigene Markenwelt eintaucht, sondern womöglich sogar zusätzliche Weiterbildungsangebote in Anspruch nimmt und auf weitere Inhalte aufmerksam wird.

2. Das (vertriebliche) Problem mit dem Datenschutz

Bei der Teilnahme zu Online-Meetings ist bei einem Großteil der Anbieter eine Registrierung erforderlich. Ist dies der Fall, so ist mit der Registrierung auch die Weitergabe von personenbezogenen Daten verbunden. Das ist datenschutztechnisch problematisch. Insbesondere dann, wenn es sich um unternehmenseigene Informationen handelt.

Aber die Tatsache, dass sich Teilnehmer bei externen Videokonferenztools registrieren müssen, ist auch aus vertrieblicher Sicht problematisch. Wenn Sie beispielsweise einen Online-Workshop anbieten und alle Interessenten zur Anmeldung auf eine externe Plattform weitergeleitet werden, dann ist Ihr Unternehmen im Umkehrschluss völlig von dem damit verbundenen Datenstrom ausgeschlossen. Die Informationen zirkulieren in dieser Konstellation ausschließlich zwischen den Teilnehmern und der externen “dritten” Plattform.

Dieser Mangel an Informationen hat zur Folge, dass keinerlei Übersicht darüber existiert, wer tatsächlich an den Online-Workshops teilnimmt. Und das bedeutet wiederum, dass weder die Möglichkeit besteht, potenzielle Kunden besser kennenzulernen, noch die Kundenansprache mit diesem Wissen zu optimieren.

Machen Sie Datenschutz zur Priorität

Um sensible firmeninterne Daten, sowie die Ihrer Mitarbeiter und Kunden zu schützen und Datenmissbrauch zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten:

Entweder Sie kontrollieren vor Nutzung einer Videokonferenzsoftware ganz genau, welche Befugnisse die Software vor Installation oder Benutzung verlangt. Oder aber – und das ist die weitaus sicherere Variante – sie sorgen schon von Beginn an dafür, dass Kundendaten nicht in die Hände Dritter gegeben werden, sondern zwischen Ihnen und den Teilnehmern zirkulieren.

In der Umsetzung bedeutet das: Implementieren Sie eine eigene Anmeldemaske auf ihrer Webseite, in der Nutzer Ihre Daten (Name, E-Mail Adresse, Wohnort) direkt eingeben können ohne, dass sensible Nutzerdaten an Dritte weitergegeben werden.  Auf diese Weise positionieren Sie sich als vertrauenswürdiger Experte und stärken die Firmen-Kompetenz.

Empfehlenswert ist es zudem, diese Anmeldemaske auf einer eigenen markenkonformen Landingpage zu implementieren (siehe Punkt 1, oben), die explizit über Webinar- und Workshopangebote informiert. So handeln Sie nicht nur datenschutz-, sondern ganz nebenbei auch markenkonform und machen auf zusätzliche Angebote aufmerksam.

Optimalerweise ist die Anmeldemaske zudem automatisch an das firmeneigene CRM (customer-relation-management-system) angebunden, sodass die Kundeninformationen zur Optimierung der Kundenansprache genutzt werden können, wodurch langfristig wiederum die Kundenbindung gestärkt wird.

3. Der Klassiker: Komplizierte Organisation und Verwaltung

Als Verantwortlicher für Videokonferenzen im Unternehmen stellen sich Ihnen bei diesem Thema wahrscheinlich schon die Nackenhaare auf. Organisatorische Schwierigkeiten bei Videokonferenzen sind keine Seltenheit. Das liegt einerseits daran, dass kein einheitliches Einladungs- und Verwaltungskonzept existiert und andererseits daran, dass viele Anwendungen so komplex sind, dass sie für Einsteiger schwer bis gar nicht zu durchblicken sind.

Nicht selten fehlt aber auch sowohl Teilnehmern, als auch Administratoren das nötige Know-how. Das ist nicht weiter verwunderlich. Immerhin haben sich viele Unternehmen bislang wenig bis gar nicht mit Online-Meetings auseinandergesetzt und stattdessen auf direkte, analoge Kommunikation gesetzt.

Bedienung: So einfach und unkompliziert, wie möglich

Einfach, intuitiv und auch für Einsteiger verständlich muss sie also sein, die ideale Lösung.  Die Anwendungen auf Platz 2 und 1 in unserem Webinar Software Vergleich kommen diesem Ideal schon sehr nahe. Allerdings sind diese Tools in ihren Funktionen rein auf das Abhalten von Videokonferenzen beschränkt.  Setzen Sie stattdessen auch hier wieder auf  eigene Ansätze. Implementieren Sie Lösungen, die intuitiv und einfach zu bedienen sind – sowohl für Teilnehmer, als auch für Administratoren – und gleichzeitig viel Raum für die übersichtliche Präsentation weiterer Weiterbildungsangebote lassen.

Empfehlenswert ist es beispielsweise eine Kalenderübersicht aller Workshops inklusive Beitragsbilder, Referenten und kurzer Inhaltsangabe zu erstellen. So können sich interessierte Kunden ganz unkompliziert einen Überblick über alle Angebote verschaffen.

Für die einfachere Verwaltung der Seite im Hintergrund bietet es sich zudem an, mit Vorlagen zur Eventerstellung zu arbeiten. Mit solchen Vorlagen können auch unerfahrene Nutzer Events innerhalb von ein paar Sekunden erstellen. Das spart Zeit, hilft technische Komplikationen zu vermeiden und sorgt für eine effektive und produktive Nutzung der Videokonferenztools.

Wenn Sie auf eine einfache und professionelle Lösung bei der Webinarverwaltung setzen möchten, schauen Sie sich unsere Webinar-Komplettlösung an.

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Aus der Praxis:

Seminar- und Webinarverwaltung

Digitale Seminar- und
Webinarverwaltung mit Zoom

Der Autor:

  • Der Autor
  • Robin Apel, Geschäftsführer
  • PF Performance Medien GmbH
  • Kontakt
  • Telefon: 02373959531
  • E-Mail: r.apel@pf-medien.de
Schon seit 2009 begleitet Robin eine Vielzahl von Mittelständlern im Bereich Vertrieb und Marketing. Zuerst richtete sich sein Fokus auf visuelle Medien für die digitalen Kanäle. Später ergänzte sich dieser Kernbereich seiner Arbeit durch den profitablen digitalen B2B Vertrieb. Heute ist er einer der Branchenexperten und Visionär für den profitablen digitalen Vertrieb für Hersteller und Verarbeiter in der digitalen Transformation.

Sie haben Interesse an digitalen Vertriebsprozessen? Robin Apel freut sich auf einen Austausch mit Ihnen.

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